Gerenciamento de estoque: ainda há estoque hoje em dia?

O estoque é um dos ativos mais valiosos e importantes dentro de uma empresa. É essa a área responsável por garantir que os materiais ou produtos necessários estejam sempre disponíveis para as atividades do negócio.

Mas, como fazer com que o estoque cumpra essa função? Como gerenciar essa área de modo a reduzir custos, integrar setores da empresa e permitir o aumento da lucratividade?

Para saber mais sobre esse assunto, confira os tópicos a seguir. Neles, você poderá compreender melhor o que é um estoque e qual a sua importância, além de acessar dicas simples e eficientes para essa gestão. Aproveite!

O que é estoque? Em que consiste seu gerenciamento?

A melhor maneira de iniciarmos esse assunto é definindo com clareza o que é um estoque.

De acordo com o dicionário, a palavra estoque pode designar tanto o local onde mercadorias são armazenadas (sinônimo de depósito) quanto a quantidade de um produto. Assim, estoque se refere ao conjunto ou à quantidade de itens que uma empresa armazena.

Esses itens podem ser as matérias-primas que a empresa utiliza em sua produção ou os produtos finais que ela comercializa. Estocar é manter produtos ou materiais à disposição para seu uso nas atividades do empreendimento.

O conceito é bastante simples. A questão tende a se tornar mais complexa quando consideramos as características do negócio (demanda, área de espaço físico, tipo de atividade realizada, etc.) e buscamos definir como esse estoque pode ser gerenciado de forma eficaz, econômica e sistematizada.

Qual a importância de gerenciar bem esse setor?

A chamada gestão de estoque é uma abordagem que pretende viabilizar e otimizar as atividades de armazenamento, fornecimento e venda de mercadorias. Para isso, o gerenciamento pode fazer uso de diversas estratégias, o que varia de acordo com o setor de atuação da empresa em questão, entre outros fatores.

A importância de gerenciar esse ativo com competência é evidenciada quando notamos o quanto as atividades do empreendimento ficam comprometidas ou até impedidas caso haja problemas de estoque. Os gestores desse setor de uma empresa devem estudar e aplicar os métodos mais eficientes para manter o estoque nos níveis adequados para cada necessidade, sempre prezando pela busca do custo ideal.

É de acordo com as demandas dessa área que devem ser gerenciadas as compras de materiais ou produtos, a reposição de itens, os métodos de armazenamento, entre outros fatores. É necessário fazer o devido controle dos estoques mínimos e máximos, de modo que não ocorra a falta de itens nem, tampouco, o acúmulo excessivo, pois ambos os casos podem gerar prejuízos.

Dicas para uma gestão de estoque eficiente

Agora que está claro o que é um estoque e qual a sua importância, podemos partir para soluções que ajudam no controle dessa que é uma das áreas mais importantes de qualquer empresa. Para isso, organizamos 4 dicas úteis para melhorar a administração do seu estoque. Veja!

1 – Impeça a falta ou o excesso de itens estocados

Fazer o registro de todas as entradas e saídas de produtos ou materiais é fundamental para gerenciar o estoque. Qualquer dado que não esteja presente nos registros pode comprometer a disponibilidade de itens para as atividades da empresa, fazer com que sejam adquiridas cargas desnecessárias, entre outros problemas.

Registrar toda a movimentação de estoque é o primeiro passo para evitar esses erros. Em conjunto com essa ação, deve-se acompanhar o giro dos produtos. Isso quer dizer registrar e analisar o tempo em que cada item permanece armazenado. Assim, é possível saber com qual frequência cada elemento precisa ser reposto. É comum haver, em um mesmo estoque, produtos de alto giro (com maior volume de saída) e de baixo giro. Ter o controle dessas informações evita que o gestor solicite a reposição uniforme de todo o estoque, quando é mais econômico e seguro adquirir cada item de acordo com seu giro específico.

2 – Priorize o inventário dos materiais estocados

O inventário nada mais é do que uma contagem dos itens presentes no estoque. Sua realização deve sempre levar em consideração a relação entre a quantidade disponível e a quantidade utilizada em cada período, o que pode ser feito através do acesso aos controles de vendas de produtos ou do uso de materiais para atividades produtivas.

Feito periodicamente, esse balanço permite a perfeita combinação de dois âmbitos do estoque, o físico e o contábil. Uma sugestão de especialistas na área é fazer com maior periodicidade o inventário de grupos específicos de itens, deixando a realização do inventário geral para uma frequência mais espaçada, como uma vez por ano. Contudo, lembre-se de que cada gestor deverá reconhecer as necessidades específicas de seu negócio e, assim, determinar as periodicidades mais adequadas.

3 – Integre o estoque com outros setores da empresa

O controle do estoque deve estar em perfeita conformidade com as necessidades de outras áreas da mesma empresa, como a de compras e a de vendas. Caso os gestores de compras estejam desinformados dos níveis de estoque, é provável que ocorra a aquisição inadequada de itens, seja para mais ou para menos do que o necessário. As vendas também precisam ser apoiadas pelo estoque para garantir a oferta de produtos realmente disponíveis, além de garantir que eles estejam dispostos de modo estratégico para facilitar as entregas.

Nesse ponto, uma aliada da gestão de estoque é a área da logística, que envolve todos os processos relacionados à otimização do espaço de um armazém, garantindo, por exemplo, as boas condições de movimentação de materiais. O acúmulo de carga em um estoque, se não houver um planejamento logístico adequado, pode fazer com que produtos já adquiridos e armazenados fiquem inacessíveis no depósito ou se percam. Conciliar bem os planejamentos desses setores é imprescindível para a saúde de uma organização empresarial.

4 – Invista em um sistema digital para a administração do estoque

O volume de informações gerado no dia a dia de um estoque pode ser muito alto, dificultando o controle manual desses dados. Portanto, investir em soluções tecnológicas pode evitar prejuízos e otimizar o controle do setor.

A melhor solução para isso é o uso de sistemas desenvolvidos especialmente para o gerenciamento de estoque. Melhor ainda se o sistema for projetado para as necessidades específicas da sua empresa! Um programa pode cadastrar itens de modo padronizado, manter todos os registros em bancos de dados, facilitar o acesso às informações desejadas, entre outros benefícios. Assim, as chances de erros diminuem significativamente. Um sistema digitalizado também facilita a integração do estoque com as outras áreas do negócio.

Conclusão

Seguindo essas dicas, você garante as condições básicas para que o estoque da sua empresa seja otimizado. Isso significa que, com esses cuidados, o armazenamento de materiais e/ou produtos pode se tornar mais econômico, eficiente e seguro.

Implantando essas medidas e realizando esses investimentos, você permite que seu negócio esteja sempre preparado para atender às demandas dos clientes e para aproveitar oportunidades de expansão da produção e das vendas.